Johtaako vai tehdäkö?
Miten paljon käytät aikaasi tavoitteiden asettamiseen, sen suunnittelemiseen miten pääset tavoitteisiisi, tai arviointiin, miten olet onnistunut suhteessa tavoitteisiisi? Entä miten paljon käytät aikaasi tekemiseen?
Helposti päivämme täyttyvät kiireellisten ja tärkeiden asioiden hoitamisesta, niin töissä kuin vapaallakin. On palkitsevaa, kun voimme ruksia tehtäviä pois listalta. Toisaalta, jos emme ehdi pysähtyä, pohtia tavoitteitamme lyhyellä ja pitkällä aikavälillä, hallinnan tunne ja työn koettu merkityksellisyys saattavat heiketä. Tarvitsemme suunnitteluaikaa, tai laajemmin ajateltuna johtamisaikaa työllemme.
Tämä ei tapahdu vain yksilötasolla vaan myös organisaatioissa. Operatiivista tekemistä on niin paljon, että strateginen suunnittelu voi jäädä liian vähälle. Kuitenkin, jos haluamme menestyä ja kehittää työtä myös inhimillisesti kestäväksi, siihen tarvitaan pohtimisaikaa: Mitä tavoittelemme, Mikä ei toimi, Mitä pitäisi muuttaa, Miten arvioimme olemmeko onnistuneet?
Jotta saamme raivattua aikaa johtamiselle - itsemme ja työyhteisön – rutiineista ja rakenteista on hyötyä. Itselleni on ollut apua seuraavista keinoista.
Työyhteisötasolla
Objectives and Key Results -johtamisjärjestelmä (OKR) strategia- ja muutosjohtamisen tukena. Pitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteiden asettaminen auttaa pitämään ajatukset kirkkaina siitä mikä on tärkeää. Tavoitteisiin liitetyt avaintulokset konkretisoivat tekemistä: mitä pitää käytännössä saada aikaan, jotta kulkee kohti tavoitteita.
(Varoitus: OKR kuten muutkin menetelmät ovat toimivia vain jos niitä ehtii ja muistaa käyttää)Eri laatuiset kokoukset: Meidän on vaikea vaihtaa äkillisesti ajattelun tasoa: isosta kuvasta, strategisesta ajattelusta operatiiviseen. Kuitenkin usein yritetään mahduttaa kaikki samaan kokoukseen. Joskus jopa niin päin, että aloitetaan kiireellisistä operatiivisista asioista, ja sen jälkeen yritetään ratkoa pitkän tähtäimen kysymyksiä. Hyödyllisempää on pitää operatiiviset ja strategiset kokoukset erikseen. Silloin ajattelumme on kirkkaampaa.
Henkilökohtaisella tasolla
Priorisointi virkeällä mielellä: Priorisointi on aivoillemme energiaa vaativaa työtä. Samoin kuin on sähköpostien ja pikaviestien läpikäyntikin. Miten usein aloitamme työpäivämme avaamalla viestisovellukset ja uppoutumalla niiden tulvaan? Tämän jälkeen fokuksen löytäminen voi ollakin jo vaikeampaa.
Voisiko työpäivän aloittaa priorisoimalla: mikä on tärkeää ja myös merkityksellistä tänään? Ja vasta tämän jälkeen avata viestit. Tai voisiko ennen viestien avaamista tehdä ajattelutyötä tunnin tai jopa kaksi keskittyneesti (Riippuen toki salliiko työn luonne tätä)?
Inhimillisten reunaehtojen huomioonottaminen: Emme ole tehokkaita 8 tuntia päivässä. Ruokaa ja juomaakin tarvitaan. Luovuus ja ongelmanratkaisu ovat meillä parhaimmillaan tietyn aikaa päivästä. Silloin kannattaa keskittää energiansa vaativaan ajattelutyöhön. Vähemmällä energialla voi tehdä mm. rutiinitehtäviä.
Ruksittu tehtävälista: Kun on selkeänä mielessä mitä lähtee tekemään, tekee sitä määrätietoisesti. Suunnittelu ilman toteutusta ei pitkälle kanna. Ruksittu tehtävälista päivän tai viikon päätteeksi on syystäkin hyvä palkinto.
Lähde:
Strategia arkeen OKR -mallilla (2020) Sora & Hämäläinen